Protocolo de teleterapia para equipos: preparación, contingencias y cierre

Hacer terapia online de forma consistente, sin que cada sesión dependa de cómo le apetezca gestionarla a cada terapeuta ese día, requiere tenerlo mínimamente acordado entre el equipo.

En centros con varios profesionales esto se nota especialmente. Pacientes que no saben dónde conectarse, consentimientos que faltan, incidencias técnicas sin respuesta clara. Con un protocolo sencillo, la mayoría de esos roces desaparecen. Y los terapeutas pueden entrar a cada sesión con la cabeza en el paciente, no en si el enlace funcionará.

Antes de la sesión: lo que hay que tener en orden

La mayor parte de las incidencias en teleterapia ocurren antes de que empiece la sesión. Un paciente que no encuentra el enlace, una cámara que no arranca, un consentimiento que nadie envió. Todo eso se puede prever.

Consentimiento informado específico para terapia online

El consentimiento de consulta presencial no cubre la modalidad online. La terapia por videollamada tiene sus propias particularidades: plataforma utilizada, condiciones de almacenamiento de datos, grabación o no grabación, qué ocurre si la sesión se interrumpe.

El paciente tiene que haber firmado ese consentimiento antes de la primera sesión online. No es un trámite menor: además de ser un requisito ético y legal, deja claro desde el principio cómo funciona el servicio. Si tu centro usa un software de gestión como Eholo, puedes prepararlo, enviarlo y registrar la firma desde la misma plataforma, sin correos de ida y vuelta ni documentos en papel. Aquí tienes más detalle sobre consentimiento informado para psicólogos.

Acceso a la videollamada

Define un canal único para enviar el enlace de cada sesión (email, SMS o desde la propia plataforma) y mantén siempre el mismo. El paciente sabe dónde buscarlo y no tiene que preguntar cada vez.

Acuerda en el equipo:

• Cuándo se envía el enlace (¿24h antes? ¿el mismo día a primera hora?)
• Qué plataforma se usa y que cumple con la normativa de protección de datos
• Un mensaje de recordatorio estándar con instrucciones básicas para conectarse

Ese mensaje de recordatorio puede ser breve, pero tiene que incluir lo esencial: el enlace, la hora, y qué hacer si hay algún problema técnico. Muchos pacientes, especialmente los que se conectan por primera vez, agradecen que les llegue también un par de indicaciones básicas: usar auriculares, buscar un espacio con privacidad, probar la conexión antes.

Revisión técnica previa

Un par de minutos antes de cada sesión: cámara, micrófono, conexión, espacio con privacidad y sin ruido. Con un checklist breve es suficiente. El objetivo es que el terapeuta entre a la sesión habiendo comprobado lo básico, no descubriendo que el micro no funciona cuando el paciente ya está al otro lado.

En centros donde los terapeutas trabajan desde casa o desde espacios distintos, este punto es especialmente importante. Las condiciones cambian más que en una consulta fija.

Contingencias: qué hacer cuando algo falla

La conexión se cae, el paciente no encuentra el enlace, la videollamada se congela a mitad de sesión. Pasa. Lo útil es tenerlo previsto y que el equipo sepa cómo actuar sin tener que improvisar en el momento.

Si falla la conexión

Comunica al paciente desde el principio cómo se gestiona esto. Puede ir incluido en el consentimiento informado o en un documento de bienvenida al servicio online:

1. Si la videollamada se interrumpe, el terapeuta llama por teléfono en menos de 5 minutos.
2. Si tampoco hay línea, se envía un mensaje por el canal acordado para reagendar.
3. Si la sesión no puede realizarse, se reprograma sin coste.

Que el paciente lo sepa de antemano reduce la ansiedad cuando ocurre. Que el equipo lo tenga claro evita que cada terapeuta resuelva la situación de forma diferente.

Si el paciente no se conecta

Establece un tiempo de espera razonable (10 o 15 minutos) y define los pasos siguientes: intento de contacto por teléfono, registro de la incidencia en el historial y aplicación de las condiciones acordadas sobre cobro o no cobro de la sesión. Ese último punto tiene que estar recogido por escrito en las condiciones de servicio, acordado antes, para no tener que tomar esa decisión en caliente cada vez.

El historial clínico en teleterapia: dónde y cómo registrar

La terapia online no cambia la obligación de documentar. Notas de sesión, evolución, documentos firmados: todo tiene que estar accesible, ordenado y protegido igual que en la consulta presencial.

En equipos sin una herramienta centralizada, cada terapeuta acaba guardando las cosas donde puede, como por ejemplo un documento de Word, una carpeta local, un hilo de email, y coordinar entre profesionales se complica. Si un paciente cambia de terapeuta dentro del centro, o si hay que revisar el historial con cierta urgencia, encontrar la información puede convertirse en un problema real.

Una plataforma como Eholo permite tener el historial clínico y la documentación del paciente en un mismo sitio, con acceso controlado por el centro y sin depender del sistema de cada profesional.

Cierre de sesión

Sin el ritual físico de acompañar al paciente a la puerta, las sesiones online pueden terminar de forma algo abrupta. Un clic y se acabó. Vale la pena acordar en el equipo reservar los últimos minutos para cerrar con calma: resumir brevemente lo trabajado si tiene sentido, confirmar la próxima cita antes de desconectarse y dejar unos segundos para que el paciente pueda hacer alguna pregunta antes de cerrar.

Después de la sesión, registrar la nota clínica mientras la información está fresca. Dejarlo para más tarde funciona menos de lo que parece.

Que el protocolo se use

Un protocolo funciona si el equipo lo tiene accesible y lo aplica. Revisarlo cuando algo no encaja, actualizarlo cuando el equipo crece. Así se mantiene útil.

Si quieres ver cómo Eholo gestiona las videollamadas con seguridad, aquí puedes ver una demo. Y si lo que necesitas es ordenar el historial y la documentación de tus pacientes, aquí tienes la demo de pacientes e historial clínico.

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