Datos de facturación: ¿Qué debe contener una factura al ser psicólogo?

La era de la factura electrónica está al acecho, incluso en el ámbito de la psicología. Considerando que desde 2015 la Administración Pública solo admite este formato de factura, podemos anticipar que las facturas en papel podrían quedar en el olvido pronto. Sin embargo, antes de que los profesionales de la psicología empiecen a emitir facturas electrónicas de forma habitual, es crucial que se familiaricen con los requisitos legales que debe cumplir una factura electrónica para que tenga la misma validez que una factura en papel.

El mundo de la facturación puede ser intimidante, especialmente si no tienes experiencia en este campo. La facturación es una necesidad para cualquier profesional que ofrezca un servicio, incluyendo a los psicólogos. Puede surgir la duda: ¿Qué elementos debe incluir una factura? ¿Cómo la genero de manera eficiente sin invertir demasiado tiempo?

Muchos profesionales se encuentran pasando largas horas generando facturas manualmente, una tarea que no solo consume tiempo, sino que puede ser propensa a errores. Esto se vuelve aún más desalentador cuando se piensa en la cantidad de sesiones que se pueden tener en un mes. Sumado a esto, existe la falta de orientación o formación sobre cómo hacer facturas, lo que puede generar dudas e inseguridades.

En eHolo, entendemos estas preocupaciones y hemos diseñado nuestra plataforma para hacer que la facturación sea lo más fácil y eficiente posible. En este artículo, te guiaremos a través de los componentes esenciales de una factura y cómo nuestra plataforma puede ayudarte a manejar este aspecto de tu práctica de manera eficiente y segura.

¿Qué debe contener una factura electrónica para un psicólogo?

En esencia, los requisitos para una factura electrónica son idénticos a los de una factura impresa. Estos se detallan en el artículo 6 del reglamento de facturación, el Real Decreto 1496/2003, y son nueve aspectos cruciales:

1. Número de factura y si corresponde, la serie
2. Fecha de emisión
3. Nombre completo, razón social o denominación social tanto del emisor (el psicólogo) como del receptor (el paciente).
4. Número de identificación fiscal (NIF) de ambas partes.
5. Direcciones del emisor y del receptor.
6. Descripción detallada de los servicios proporcionados para determinar la base imponible del impuesto.
7. Coste unitario de los servicios, excluyendo impuestos.
8. Tipo de impuesto aplicado y cuantía correspondiente.
9. Fecha en la que se han realizado los servicios, si difiere de la fecha de emisión de la factura.

Por tanto, a partir de ahora, todas las explicaciones sobre facturación que hagamos, además de estos requisitos que comparten con las facturas impresas, requerirán que tanto el psicólogo emisor como el cliente receptor:

1. Posean un software que permita la validación de la factura (eholo).
2. Almacenen digitalmente las facturas recibidas (eholo).

‍

‍

1. Número de factura y, si corresponde, serie.

La serie de una factura es un conjunto de caracteres alfanuméricos que sirven para organizar y clasificar las facturas de tu consulta.

Por ejemplo, una clínica de psicología que ofrece servicios tanto de terapia individual como grupal puede optar por utilizar la serie "I" para las facturas de terapia individual y "G" para las de terapia grupal. De esta manera, la factura I-001 se referiría a la primera factura de terapia individual y la G-001 a la primera factura de terapia grupal.

Es importante tener en cuenta que dentro de cada serie, los números de factura deben ser correlativos, es decir, deben seguir un orden secuencial sin saltos. Este requisito es obligatorio y su incumplimiento puede acarrear sanciones.

En el caso de la facturación electrónica, la serie y el número de factura suelen generarse automáticamente, lo que facilita el cumplimiento de estos requisitos.

2. Fecha de emisión.

La fecha de emisión de una factura es simplemente la fecha en la que se expide o se crea la factura. Este dato es relevante por varias razones:

1. Proporciona un registro temporal de cuándo se emitió la factura. Esto es útil tanto para el proveedor del servicio, en este caso el psicólogo, como para el cliente, para tener un registro de cuándo se llevó a cabo la transacción.
2. En muchos países, la fecha de emisión de la factura determina el periodo impositivo en el que se debe declarar el ingreso. Por ejemplo, si una factura se emite el 29 de diciembre de 2023, esa factura debe ser incluida en la declaración de impuestos para el año 2023, incluso si el pago no se recibe hasta el año 2024.
3. Finalmente, la fecha de emisión puede ser relevante para los términos de pago. Por ejemplo, si una factura tiene términos de pago de 30 días, la fecha de emisión es el día desde el cual se cuentan esos 30 días.

En resumen, la fecha de emisión es un componente clave de cualquier factura, tanto para fines de registro como fiscales.

3. Nombre completo, razón social o denominación social tanto del emisor (el psicólogo) como del receptor (el cliente).

Este punto se refiere a la información completa y oficial de identificación de las dos partes que intervienen en la transacción. En una factura, tanto el emisor (la persona o entidad que presta el servicio, en este caso el psicólogo o la consulta psicológica) como el receptor (la persona o entidad que recibe el servicio, es decir, el cliente o paciente) deben estar claramente identificados.

El "nombre completo" se refiere a los nombres y apellidos de una persona física. Por ejemplo, un psicólogo que ejerza su actividad como autónomo y facture a su nombre.

La "razón social" o "denominación social" se utiliza cuando el emisor o receptor es una entidad o empresa. Por ejemplo, si un centro de psicología facturara los servicios prestados, se utilizaría su nombre oficial de empresa (la "denominación social").

Es crucial que esta información sea precisa y completa en las facturas, ya que es un requisito legal y ayuda a evitar confusiones o malentendidos en el futuro.

4. Número de identificación fiscal (NIF) de ambas partes.

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un número único que se asigna a cada persona o empresa para su identificación fiscal. Este número es emitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en España y es esencial para cualquier tipo de transacción económica formal, incluyendo la facturación.

En una factura, tanto el NIF del emisor (el psicólogo o la consulta de psicología) como el del receptor (el cliente o paciente) deben estar claramente indicados. Esto es necesario para asegurar la trazabilidad de las transacciones y para cumplir con las obligaciones fiscales de ambas partes.

En el caso de los psicólogos que trabajan como autónomos, el NIF sería su número de DNI más una letra de control. Si el psicólogo trabaja a través de una empresa o consulta, se usaría el CIF (Código de Identificación Fiscal) de la empresa, que es el NIF asignado a las entidades jurídicas.

Es importante mencionar que, para facturar servicios psicológicos, el NIF del paciente también se debe incluir en la factura. Sin embargo, en algunas circunstancias, por razones de protección de datos y confidencialidad, puede ser necesario anonimizar esta información o sustituirla por otro identificador acordado entre ambas partes.

De cualquier manera, es fundamental mantener un registro claro y seguro de estas transacciones para cumplir con las obligaciones fiscales y legales.

5. Direcciones del emisor y del receptor.

Este punto es bastante sencillo y esencial en cualquier factura. La dirección completa tanto del emisor (el psicólogo que presta el servicio) como del receptor (el cliente que recibe el servicio) debe estar presente en la factura. Es una forma de certificar las partes involucradas en la transacción.

6. Descripción detallada de los servicios proporcionados para determinar la base imponible del impuesto.

En este punto, es importante ser explícito y detallado acerca de los servicios que se han brindado al cliente. Como psicólogo, es posible que hayas proporcionado una variedad de servicios como una consulta individual, una terapia grupal, una evaluación psicológica, etc. Cada uno de estos servicios debe ser detallado en la factura con su respectiva descripción.

Esta descripción detallada ayuda a determinar la base imponible del impuesto. La base imponible es el valor total de las ventas de servicios sobre el cual se calculan los impuestos. Es el monto antes de la adición de impuestos y tras la deducción de descuentos, si los hay.

Así que, por ejemplo, si has proporcionado tres sesiones de terapia a un cliente a un costo de 50 euros cada una, la base imponible sería de 150 euros. Dependiendo de las regulaciones fiscales de tu país o región, luego aplicarías el impuesto correspondiente sobre esta cantidad para calcular la cantidad total debida por el cliente.

Ten en cuenta que en el caso específico de los psicólogos, si estás exento de IVA, la base imponible sería también el total final a cobrar, ya que no se le añadirían impuestos.

Proporcionar una descripción detallada de los servicios no sólo es una obligación legal, sino que también ayuda a mantener la transparencia con tus clientes y les permite entender por qué se les está cobrando cierto monto.

7. Coste unitario de los servicios, excluyendo impuestos.

El coste unitario de los servicios se refiere al precio que se cobra por cada servicio individual que ofreces, sin tener en cuenta los impuestos. En el contexto de la psicología, cada sesión o consulta puede considerarse un "servicio unitario".

Por ejemplo, si ofreces una sesión de terapia a 60 euros, eso sería tu coste unitario. Este importe debe ser listado por separado para cada servicio en la factura, antes de la aplicación de cualquier impuesto.

Es importante destacar que este precio unitario debe estar excluido de impuestos. Esto es relevante en las facturas porque permite una transparencia total sobre el costo del servicio en sí mismo y el impuesto que se está aplicando por separado.

En nuestro caso al ser psicólogos, en muchas regiones no necesitan aplicar IVA a sus servicios, por lo que el coste unitario será el coste final que el cliente deberá pagar. Aun así, es importante que la factura muestre el precio por sesión para que el cliente pueda entender y verificar la suma total de la factura.

La claridad en este punto ayuda a evitar malentendidos y a asegurar que el cliente esté completamente informado acerca de lo que está pagando.

8. Tipo de impuesto aplicado y cuantía correspondiente.

Esta parte de la factura indica el tipo de impuesto que se está aplicando al servicio y la cantidad exacta de este impuesto. En muchos casos, este será el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), aunque hay excepciones.

El tipo de impuesto aplicado se refiere a la tasa del impuesto que se cobra. Por ejemplo, en muchos países, el IVA estándar puede ser del 21%. Sin embargo, en el caso de los psicólogos en ciertos lugares, sus servicios están exentos de IVA.

La cuantía del impuesto es la cantidad específica de dinero que se cobra como impuesto. Normalmente, se calcula aplicando el tipo de impuesto al coste unitario del servicio (excluyendo impuestos). Por ejemplo, si tu servicio cuesta 100 euros y el IVA es del 21%, la cuantía del impuesto sería de 21 euros.

Es muy importante mencionar que en la factura debes especificar si el servicio está exento de IVA. En este caso, la factura deberá reflejar que el tipo de impuesto aplicado es del 0% y, por ende, la cuantía del impuesto también será 0. De esta manera, aunque no se esté cobrando IVA, se mantendrá la transparencia y legalidad en la factura.

9. Fecha en la que se han realizado los servicios, si difiere de la fecha de emisión de la factura.

Este aspecto de la factura se refiere a cuándo se realizaron los servicios por los que se está facturando. En un escenario ideal, la fecha de realización de los servicios y la fecha de emisión de la factura coincidirían, pero hay situaciones en las que esto no ocurre.

Por ejemplo, un psicólogo podría haber brindado varias sesiones de terapia a lo largo de un mes y decidir emitir una única factura al final del mes para todas esas sesiones. En este caso, la fecha de emisión de la factura sería el último día del mes, pero las fechas de realización de los servicios serían los días específicos en los que se llevaron a cabo las sesiones de terapia.

Es crucial incluir la fecha de realización de los servicios en la factura, ya que aporta transparencia y permite un seguimiento más claro tanto para el psicólogo como para el cliente. Además, en algunos casos, puede tener implicaciones fiscales y legales, ya que los servicios se consideran rendidos y, por lo tanto, tributables en la fecha en que se realizan, no cuando se factura.

‍

‍

En conclusión, la facturación es un aspecto esencial pero a menudo complejo de la gestión de una consulta de psicología. Conocer qué elementos incluir en una factura y cómo organizarlos de acuerdo con las normativas fiscales puede ser un desafío, especialmente para aquellos profesionales que están comenzando su práctica.

Además, generar facturas de forma manual puede resultar en un uso ineficiente de tiempo, recurso valioso que podría destinarse a la atención de los pacientes. Aquí es donde herramientas de automatización, como eHolo, juegan un papel transformador.

eHolo simplifica y agiliza el proceso de facturación, garantizando el cumplimiento con los requisitos legales y fiscales, y liberando al profesional de la carga administrativa que supone esta tarea. Así, eHolo se convierte en un aliado estratégico para cualquier psicólogo, permitiendo optimizar el tiempo, aumentar la productividad y mantener el enfoque en lo que verdaderamente importa: el cuidado y la atención de los pacientes.

Recuerda que, aunque la facturación puede parecer una tarea administrativa tediosa, es una parte fundamental de tu negocio. Con las herramientas correctas, puedes transformar esta tarea en un proceso simple y eficiente, que te permitirá tener una visión clara de tu actividad económica y aportará profesionalidad y transparencia a tus servicios.

¡Dale la bienvenida a la era digital de la facturación en tu consulta con eHolo!

‍