El pasado 26 de octubre celebramos en Eholo el webinar Contratos de colaboración en tu centro de psicología: lo que necesitas saber antes de firmar, de la mano de Sònia Pujol Priego, abogada y gestora administrativa, fundadora de Grup Pujol Assessors, con más de 25 años de experiencia acompañando a centros de psicología en sus decisiones jurídicas, fiscales y de organización.
La sesión partía de una situación muy habitual. Muchos centros funcionan bien, tienen pacientes y profesionales, y han ido resolviendo cada necesidad a medida que aparecía: incorporar a una compañera, compartir una consulta, pactar un porcentaje o centralizar los cobros. La pregunta es si todas esas decisiones encajan entre sí. ¿Lo que dice el contrato coincide con lo que ocurre cada día? ¿Sabes qué está remunerando el porcentaje que se queda el centro? ¿La facturación refleja quién presta realmente la asistencia?
Estas son las principales claves que se trataron.
El primer paso es entender qué ofrece el centro y a quién. Hay dos situaciones muy distintas.
En la primera, el centro contrata con el paciente y le ofrece la asistencia. Dispone de una organización para prestarla y, después, se relaciona con quienes realizan las sesiones. En la segunda, la profesional presta la asistencia por su cuenta y el centro le proporciona servicios como captación de pacientes, espacio, recepción, tecnología o gestión administrativa. En este caso existen dos relaciones diferentes: una entre la profesional y el paciente, y otra entre el centro y la profesional.
Esta diferencia también debe poder entenderla el paciente. La web, la primera comunicación, la documentación asistencial y la factura tienen que contar una historia coherente sobre quién le atiende y en qué condiciones. La información al paciente, el contrato con la profesional y la operativa diaria deben coincidir siempre.
Un ejercicio útil es seguir una sesión real de principio a fin. ¿De dónde llegó la solicitud? ¿Quién la aceptó? ¿Quién acordó el precio? ¿A nombre de quién se informó al paciente? ¿Quién emitió la factura y quién recibió el pago? Si las respuestas cambian según quién esté en recepción o qué profesional atienda, hay una parte del modelo que conviene ordenar.
Otra distinción importante es no confundir independencia clínica con independencia empresarial. Una psicóloga en plantilla conserva su criterio técnico. Que nadie le diga qué técnica utilizar no significa que trabaje por cuenta propia.
Existen varias formas de organizar la actividad, y pueden combinarse dentro de un mismo centro.
Profesionales en plantilla. El centro organiza el trabajo y asume las obligaciones laborales. Encaja cuando se necesita un equipo integrado, distribuir la demanda y planificar el trabajo de forma continuada.
Asistencia de profesionales independientes. La profesional presta asistencia al centro, que a su vez la presta al paciente, pero con autonomía real. No basta con que la profesional envíe una factura a final de mes.
Servicios del centro a profesionales. El centro ofrece captación, espacio, recepción, suministros o herramientas, y la profesional mantiene la relación asistencial con el paciente. Dentro de este modelo hay dos circuitos: la profesional cobra directamente al paciente y paga la factura del centro, o el centro recauda por cuenta de la profesional y después le liquida.
Plataforma digital. Canaliza solicitudes y facilita tecnología sin ceder un despacho. Hay que precisar qué aporta, cómo se acepta cada paciente y qué servicio remunera su contraprestación.
Dos ideas resumen este bloque. La etiqueta “colaboradora” no dice qué relación existe; lo que importa es describir la actividad real: contrato de trabajo, prestación sanitaria, captación, cesión de espacio o recaudación por cuenta ajena. Y no existe un modelo jurídico llamado “70/30”. Ese reparto es un acuerdo económico, y antes de calcularlo hay que saber qué servicios existen y quién se los presta a quién.
Además, la actividad real debe encajar con la forma jurídica del centro (persona física, SL o sociedad profesional), con su objeto social y con su régimen fiscal.
Cuando un centro necesita asegurar franjas de atención, distribuir la demanda y planificar el trabajo del equipo, la contratación laboral es la vía que permite hacerlo con las facultades propias de una empresa.
Eso implica cumplir con el contrato, la clasificación profesional, el convenio aplicable según la actividad y el territorio, las cotizaciones, los descansos y la prevención de riesgos.
En la comparación económica, no tiene sentido enfrentar la factura de una autónoma con el salario neto de una trabajadora. Hay que calcular el coste empresarial completo y tener en cuenta el tiempo de trabajo que no genera sesiones facturables, como la documentación clínica, la coordinación o las reuniones.
Si un centro necesita que una persona esté disponible cada tarde, atienda la demanda que se le asigna y pida autorización para sus ausencias, lo razonable es valorar si esa necesidad debe cubrirse con empleo. La existencia de una relación laboral no depende de lo que las partes decidan llamarla, sino de los hechos.
Fue el bloque que más dudas generó. Para saber si una profesional trabaja realmente por cuenta propia hay que observar el conjunto de su actividad a partir de cinco aspectos.
La agenda: ¿quién decide su disponibilidad y puede modificarla? Usar el software o la agenda compartida del centro no elimina la autonomía por sí mismo; lo importante es quién decide.
Los pacientes: ¿puede valorar si acepta un caso según su disponibilidad y criterio, o la aceptación es obligatoria en la práctica? Si rechazar casos tiene penalizaciones, la situación cambia.
Los precios: ¿quién los fija, hay margen real de negociación y quién autoriza descuentos o bonos?
La organización diaria: en un centro sanitario hay normas necesarias de confidencialidad, seguridad o uso de instalaciones. La independencia no significa ausencia de coordinación, pero sí hay que distinguirla de un poder de dirección. ¿La profesional comunica una ausencia o necesita que le concedan vacaciones?
El riesgo económico: ¿asume gastos, impagos y cancelaciones? ¿Puede trabajar para otros? ¿Gestiona sus propias obligaciones fiscales?
Ningún indicio decide por sí solo. Cobrar un porcentaje, usar las instalaciones del centro o que este centralice los cobros no resuelven la cuestión de forma aislada. Tampoco se puede fabricar independencia trasladando todo el riesgo al papel. Si varias decisiones esenciales quedan en manos del centro y la profesional se integra en su organización, conviene estudiar la relación con especial atención.
Hay tres circuitos que pueden parecer iguales si solo miramos la cuenta bancaria:
En los modelos de servicios, el centro factura aparte a la profesional por la captación, el espacio y los servicios comunes.
Cuando el centro recauda por cuenta de la profesional, la factura al paciente debe identificarla a ella como prestadora. El dinero recibido tiene que estar identificado como fondos ajenos y el centro debe entregar una liquidación que permita entender lo recaudado, su propia factura y el saldo transferido. Además, el paciente debe conocer la función que cumple el centro.
También hay que fijar reglas para cancelaciones, bonos y devoluciones. ¿El porcentaje se calcula sobre sesiones prestadas o sobre importes cobrados? ¿Qué pasa con un bono pagado por adelantado y no consumido? ¿Quién asume una devolución? Y conviene comprobar en cada caso quién está obligado a practicar retenciones.
Una de las confusiones más frecuentes es pensar que, por tratarse de un centro de psicología, todas las operaciones están exentas de IVA.
La asistencia sanitaria al paciente puede estar exenta si cumple los requisitos: la presta una profesional habilitada y tiene una finalidad de diagnóstico, prevención o tratamiento. Por eso actividades como la selección de personal o el asesoramiento a empresas no se convierten en sanitarias por realizarlas una psicóloga. Los informes, las formaciones o las supervisiones deben analizarse según su contenido y finalidad.
En cambio, los servicios que el centro presta a las profesionales, como captación, espacio, recepción o herramientas, tributan en el supuesto ordinario al tipo general del 21 %. Y como la profesional que solo presta asistencia exenta no puede deducir ese IVA, para ella supone un coste.
Por último, la actividad real debe estar bien declarada en el modelo 036, en la Seguridad Social y, en el caso de las sociedades, en su objeto social. Si cambia el modelo, hay que actualizarlo.
El ejemplo con números fue uno de los momentos más reveladores. Partimos de una sesión exenta de 100 € y dos formas de pactar el 30 %:
Opción 1: 30 % más IVA
Opción 2: 30 % IVA incluido
Sin retenciones ni otros ajustes. Saldos antes de gastos e impuestos de cada parte.
La diferencia parece pequeña, pero sesión a sesión es significativa y es una fuente habitual de conflictos. Decir “nos repartimos 70/30” no basta. Hay que especificar si el porcentaje es la base del servicio, si el IVA está incluido y cuál es el importe que soporta finalmente la profesional.
También hay que distinguir ingreso de beneficio. Con su parte, el centro financia espacio, personal, captación y tecnología. Y lo que recibe la profesional no es su beneficio neto, porque todavía debe asumir sus propios gastos e impuestos.
Las mismas preguntas valen para los centros online, aunque no haya una sala compartida: quién ofrece la asistencia en la web, con quién contrata el paciente, quién acepta el caso, factura y cobra.
En este entorno, el control también puede ejercerse a través de la tecnología, mediante restricciones de agenda, asignaciones obligatorias o reglas que penalizan rechazar pacientes. Por eso la configuración del software debe corresponder al modelo de organización del centro. Si se trabaja con profesionales independientes, su agenda y su capacidad de decisión deben seguir siendo reconocibles aunque usen una herramienta común.
Lo mismo ocurre con los datos de salud. Compartir una plataforma no autoriza a todo el equipo a acceder a todas las historias clínicas. Hay que definir funciones, accesos y quién custodia la historia clínica.
Y conviene prever la salida de una profesional: cómo se informa al paciente, cómo se garantiza la continuidad asistencial y cómo se cierran las liquidaciones pendientes. Esto no se resuelve diciendo que el paciente “es” de una de las partes.
La sesión cerró con tres situaciones habituales.
Un contrato antiguo que ya no describe la realidad. Una profesional se incorporó organizando su propia actividad, pero hoy la dirección fija sus tardes, le asigna pacientes y autoriza sus ausencias. Volver a firmar una cláusula de independencia no cambia los hechos. Hay que revisar la relación actual y sus posibles efectos.
Un cobro centralizado sin documentación. El centro cobra, en la web parece que es el centro quien presta la asistencia, y a final de mes solo se envía una transferencia sin detalle de sesiones ni factura. Falta definir el modelo y completar el circuito documental.
Un 70/30 pactado de palabra. El centro descuenta 36,30 € por cada 100 € y la profesional esperaba recibir 70 €. Nadie aclaró si el IVA estaba incluido.
Para quienes quieran revisar su centro, el webinar propuso cinco comprobaciones:
No hace falta esperar a incorporar a la siguiente profesional. Basta con empezar por una relación que ya exista y contrastar lo pactado con lo que ocurre en la práctica. Como recordó Sònia, el objetivo es que el centro pueda seguir creciendo con una organización que se pueda explicar, sostener en la práctica y valorar económicamente.
Este artículo resume criterios generales tratados en el webinar. Cada relación profesional depende de sus hechos concretos, por lo que conviene revisarla con un asesor especializado.
Una de las ideas clave del webinar fue que la tecnología debe acompañar a la organización del centro, no al revés. Eholo es un software de gestión diseñado para psicólogas, psicólogos y centros de psicología que reúne en una sola plataforma la agenda, la historia clínica, la facturación adaptada a VeriFactu, la firma digital, la videollamada integrada y la inteligencia artificial cifrada para notas e informes, con certificación ISO 27001.
Más de 21.000 profesionales de la psicología ya han confiado en Eholo para dedicar menos tiempo a la gestión y más a sus pacientes.
Porque cuidamos a quienes cuidan.
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